Données personnelles

Introduction

Cette page vise à vous informer de l'utilisation de vos données personnelles sur ce site.

L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.

La présente note d’information concerne les données des utilisateurs des services de la plateforme HAL (A) et les internautes qui consultent le site (B). Les mesures de sécurité (C) et les droits des personnes sont communs aux utilisateurs des services et aux internautes (D), la gestion des cookies (E) concerne uniquement des cookies fonctionnels.

Pour bénéficier d’un portail institutionnel HAL, les responsables des établissements acceptent de se conformer aux conditions générales d’utilisation proposées par le CCSD [PDF, 370 Ko].

A – Données personnelles des utilisateurs

Pour fournir des services personnalisés, tel que le dépôt de documents, des alertes par courriel, des informations personnelles sont nécessaires. Il s'agit par exemple d'informations identifiant vos consultations, de l'inscription à un service d'alertes, ou encore d'informations collectées lors de la création d'un compte vous permettant de déposer des documents ou de créer un CV.

Le responsable de traitement est le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe), 28 Rue Louis Guérin, F-69100 Villeurbanne, France.

Finalité du traitement

Les traitements de données visent le dépôt et la diffusion dans l’archive publique et ouverte HAL d'articles scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.

Les sous-finalités concernent :

• la gestion des comptes utilisateurs
• L’hébergement et la diffusion des publications
• La création des identifiants IDHAL
• l’hébergement des CV créés par les chercheurs
• les collections pour valoriser les publications d’une équipe, d’un laboratoire, d’un projet
• l’offre de portails institutionnels HAL qui est un service web permettant à toute institution de l’ESR de gérer la production scientifique de ses chercheurs et enseignants-chercheurs
• la fourniture d’un outil d’archivage à long terme des publications issues des travaux scientifiques, plateforme HAL.

Base légale du traitement

La collecte de données s'effectue sur la base de l’intérêt légitime du responsable de traitement (article 6 du RGPD).

Données enregistrées

Pour les finalités précisées ci-dessus, des données personnelles sont collectées par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe).

Création de compte

Dans le cadre du formulaire de création de compte, les données personnelles collectées sont :

• Civilité ; (champ libre et facultatif)
• Nom (obligatoire) ;
• Prénom (obligatoire) ;
• Complément de nom ;
• Adresse e-mail (obligatoire) ;
• Photo/avatar
• Login/identifiant (obligatoire)
• Mot de passe (obligatoire)

Préférences de dépôt

Dans le cadre du formulaire Mes préférences de dépôt

• Domaines de dépôt (domaines par défaut)
• M'ajouter comme auteur (Doit-on vous associer automatiquement comme auteur de vos nouveaux dépôts ?)

Préférences de réception de courriel

Dans le cadre du formulaire Préférences de réception de courriel

• Recevoir la confirmation de vos dépôts
• Recevoir les notifications lorsque vous êtes identifié comme co-auteur
• Recevoir les notifications en tant qu'administrateur d'un portail

CV

Dans le cadre du formulaire de création d'un CV

• Titre de la page de CV
• Texte libre de présentation
• La photo/avatar de votre compte utilisateur peut être utilisée dans le CV

IDHAL

Dans le cadre du formulaire de création d'un IDHAL

• IDHAL

Dépôt de documents

Dans le cadre du formulaire de dépôt de document

Nous enregistrons la nature de vos actions et votre identifiant utilisateur, par exemple pour savoir qui a déposé, modifié, modéré un document.

Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées jusqu'à demande de suppression du compte ou du CV.

Destinataires des données

Les destinataires des données collectées sont le personnel du CCSD, les administrateurs de portails. Des données telles que votre photo ou vos noms et prénoms peuvent être rendus publics si vous choisissez de créer un CV sur notre site.

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée (article 22 du RGPD).

Transfert des données hors de l'Union Européenne

Lorsque vous demandez le transfert de votre dépôt vers arXiv (USA), votre adresse de courriel est transférée en même temps que le dépôt. Politique de confidentialité d'arXiv

B – Données personnelles des internautes

La consultation du site est libre et ne nécessite pas de compte utilisateur. Les données personnelles sont collectées pour la finalité de gestion technique du site : les données de connexion sont collectées pour la gestion technique, la sécurité du site, les statistiques de fréquentation.

Le responsable de traitement est le CCSD ; le fondement de la collecte des données est l’intérêt légitime du responsable de traitement.

Les données sont conservées au maximum une année.

Les destinataires des données sont les responsables et chargés de la sécurité des systèmes d’information et les directions générales des organismes composant le CCSD notamment pour organiser leur défense dans le cadre d’un litige, d’un contrôle ou d’une procédure engagée par une autorité de contrôle.

C - Sécurité et confidentialité des données

Le Responsable du Traitement s’engage à prendre toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher que des tiers non autorisés y accèdent, qu’elles soient altérées, divulguées ou détruites.

La politique de sécurité des systèmes d’information appliquée s’appuie sur la PSSI du CNRS (issue de la PSSI de l’Etat).

D - Droit des personnes

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier la loi n° 78-17 du 6 janvier modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le règlement européen n° 2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable depuis le 25 mai 2018), vous disposez des droits suivants :

• Exercer votre droit d'accès, pour connaître les données personnelles qui vous concernent ;
• Demander la mise à jour de vos données, si elles sont inexactes ;
• Demander la portabilité ou la suppression de vos données ;
• Demander la suppression de votre compte ;
• Demander la limitation du traitement de vos données ;
• Vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données ;
• Retirer votre consentement au traitement de vos données.

Pour exercer ces droits

Adressez-vous à l'équipe du CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr

Vous pouvez également contacter la déléguée à la protection des données à l'adresse suivante :

DPD
dpd.demandes@cnrs.fr
17 rue Notre Dame des Pauvres
54519 Vandoeuvre lès Nancy Cedex

Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal.

Cookies

La gestion des cookies dans le présent site est élaborée en adéquation avec ses missions. Les domaines à l'origine des cookies sont soit le domaine du portail que vous consultez, soit le domaine piwik-hal.ccsd.cnrs.fr

Il est tout à fait possible de consulter le site de façon anonyme en refusant tous les cookies grace aux paramètres de votre navigateur, toutefois certaines fonctionnalités seront impossibles comme l'authentification, garder votre préférence de langue pour l'interface, etc.

Types de cookies utilisés

- Les cookies obligatoires

Il s'agit des cookies exclusivement déposés par le CCSD. Ils sont indispensables à la navigation sur le site. Ces cookies ne peuvent pas être désactivés ou paramétrés sous peine de ne plus pouvoir accéder au site, aux services du site ou d'en altérer l'affichage. Ils permettent d'utiliser les principales fonctionnalités du site et de sécuriser la connexion. Ainsi le dépôt de ces cookies ne requiert pas de consentement préalable.

- Les cookies fonctionnels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site. À ce jour, il s'agit des cookies exclusivement déposés par le CCSD. Le dépôt de ces cookies ne requiert pas de consentement préalable. Ces cookies nous permettent :

• D'établir des statistiques anonymes de fréquentation et d'utilisation des divers éléments composant du site pour permettre au CCSD d'administrer et d'améliorer ledit site. Nous conservons des adresses IP telles que 1.1.XXX.XXX qui ne permettent pas d'identifier un utilisateur.
• D'adapter la présentation du site aux préférences d'affichage du terminal de l'utilisateur (langue utilisée, résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc.) lors de ses visites sur le site, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que son terminal comporte.

Ce document a été mis à jour le 21 mars 2023.